ASAP - Finance & Business Operations Coordinator (m/w/d)

Als Finance & Business Operations Coordinator spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung einer korrekten Finanzverwaltung und tragen gleichzeitig dazu bei, effiziente tägliche Geschäftsabläufe aufrechtzuerhalten. In enger Zusammenarbeit mit der Führung, externen Partnern und internen Stakeholdern tragen Sie zu Finanzkontrollen, Berichtsaktivitäten, Verwaltung und Prozessoptimierung bei. ASAP - Finance & Business Operations Coordinator (m/w/d) Unser Kunde ist eine etablierte internationale Mitgliederorganisation mit Hauptsitz in Zürich. Die Organisation arbeitet in einem hochprofessionellen und kollaborativen Umfeld, unterstützt ein globales Netzwerk von Interessengruppen und verlässt sich auf starke operative und finanzielle Prozesse, um ihre Mission effektiv zu erfüllen. Das Team ist auf der Suche nach einem praxisorientierten Finanz- und Betriebsexperten, der Freude daran hat, Buchhaltungsaufgaben mit umfassenderen geschäftsunterstützenden Aktivitäten in Einklang zu bringen Beschreibung Finanzverwaltung und Buchhaltung Überwachen Sie die täglichen Buchhaltungstransaktionen für Verbindlichkeiten, Forderungen und Hauptbuchaktivitäten. Überprüfen und verarbeiten Sie Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterausgaben und Zahlungsanweisungen. Führen Sie Kontoabstimmungen durch und untersuchen Sie bei Bedarf Unstimmigkeiten. Tragen Sie zu monatlichen und jährlichen Abschlussaktivitäten bei. Führen Sie genaue und gut organisierte Finanzunterlagen und Begleitdokumente. Berichterstattung, Budgetierung und Compliance Unterstützen Sie bei der Erstellung von Jahresbudgets, Prognosen und Finanzplanungsaktivitäten. Erstellen Sie Finanzberichtspakete und Managementzusammenfassungen. Überwachen Sie die Budgetleistung und heben Sie wichtige Abweichungen hervor. Unterstützen Sie externe Prüfungen und koordinieren Sie sich mit Buchhaltungs-, Steuer- und Beratungspartnern. Helfen Sie dabei, die Einhaltung relevanter Rechnungslegungsstandards, Mehrwertsteuerpflichten und behördlicher Anforderungen sicherzustellen. Geschäftsbetrieb und Verwaltung Koordinieren Sie Verwaltungsaktivitäten und unterstützen Sie den reibungslosen Ablauf des Büros. Verwalten Sie Lieferantenbeziehungen, Servicevereinbarungen und beschaffungsbezogene Aktivitäten. Unterstützen Sie Mitarbeiterverwaltung, Lohnkoordination und Dokumentationsprozesse. Pflegen Sie Betriebsabläufe, Vorlagen und interne Systeme. Unterstützen Sie bei der Planung und Koordination von Meetings und Governance-Aktivitäten. Verträge, Governance und Prozessverbesserung Pflegen Sie Vertragsakten und überwachen Sie Vertragsverlängerungen und -pflichten. Unterstützen Sie interne Compliance-Initiativen und Governance-Anforderungen. Koordinieren Sie Versicherungen, gesetzliche Unterlagen und Unternehmensunterlagen. Tragen Sie zur Stärkung interner Kontrollen und betrieblicher Best Practices bei. Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Verbesserung von Arbeitsabläufen, zur Automatisierung von Routineaufgaben und zur Steigerung der Effizienz. Datenmanagement und Geschäftsunterstützung Stellen Sie die Datenqualität auf allen Finanz- und Betriebsplattformen sicher. Entwickeln Sie Berichte und Erkenntnisse zur Unterstützung der Entscheidungsfindung. Beteiligen Sie sich an Systemverbesserungen und Implementierungsprojekten. Bieten Sie allgemeine Unterstützung bei betrieblichen Initiativen und Aktivitäten zur kontinuierlichen Verbesserung. Profil Bachelor-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss in Buchhaltung, Finanzen, Betriebswirtschaft oder einer verwandten Disziplin. Fließendes Englisch in Wort und Schrift. Deutschkenntnisse wären von Vorteil. Vorkenntnisse in den Bereichen Rechnungswesen, Finanzbetrieb, Buchhaltung oder Betriebswirtschaft. Solides Verständnis der Finanzprozesse, Berichtsgrundsätze und Abstimmungen. Vertrautheit mit Budgetierungs-, Prognose- und Prüfungsunterstützungsaktivitäten. Kenntnisse der schweizerischen Buchhaltungs- und Mehrwertsteuervorschriften wären von Vorteil. Erfahrung im Umgang mit Buchhaltungs-, ERP- und Berichtssystemen. Fortgeschrittene Microsoft Excel-Kenntnisse und starke analytische Fähigkeiten. Große Liebe zum Detail und Engagement für Genauigkeit. Ausgezeichnete Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten. Proaktive und lösungsorientierte Denkweise. Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv mit verschiedenen Interessengruppen zusammenzuarbeiten. Hohes Maß an Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen. Kundenorientierter Ansatz mit starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten Stellenangebot Vielfältige Position mit Erfahrung sowohl im Finanz- als auch im operativen Bereich. Internationales Arbeitsumfeld mit breiter Stakeholder-Interaktion. Möglichkeit, zu Prozessverbesserungen und Organisationsentwicklung beizutragen. Kollaborative Teamkultur mit enger funktionsübergreifender Interaktion. Seitengruppe Schweiz Eileen Gaio