Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance

Vous cherchez un emploi de Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance a Stäfa ? JUMO Schweiz AG recrute.

AUFGABEN

BEREICH
Administration & Office Management

• €¢
  
Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen

• €¢
  
Organisation von internen und externen Anlässen

• €¢
  
Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)

• €¢
  
Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen

• €¢
  
Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement

• €¢
  
Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation

• €¢
  
Betreuung administrativer Infrastrukturthemen
HR-Administration

• €¢
  
Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten

• €¢
  
Führung der Personaladministration

• €¢
  
Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst

• €¢
  
Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding

• €¢
  
Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)

• €¢
  
Teilnahme an HR-Meetings online / offline

• €¢
  
Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen
Compliance, Qualität & Versicherungen

• €¢
  
Pflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)

• €¢
  
Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen

• €¢
  
Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)

• €¢
  
Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc. )

• €¢
  
Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits
IT- & Systemunterstützung

• €¢
  
Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen

• €¢
  
Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material

• €¢
  
Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)
ANFORDERUNGSPROFIL
Hard Skills

• €¢
  
Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung

• €¢
  
Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen

• €¢
  
Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)

• €¢
  
Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)

• €¢
  
Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)

• €¢
  
Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration
Soft Skills

• €¢
  
Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise

• €¢
  
Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion

• €¢
  
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke

• €¢
  
Organisationstalent und proaktive Haltung

• €¢
  
Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten

• €¢
  
Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen



AUFGABEN



• €¢
  
Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung

• €¢
  
Reisebereitschaft (1. 2x pro Jahr)
KOMPETENZEN

• €¢
  
Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen

• €¢
  
Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen

• €¢
  
Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz

• €¢
  
Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise

• €¢
  
Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln

• €¢
  
Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit

• €¢
  
Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen

• €¢
  
Empathie und Teamorientierung

• €¢
  
Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft

• €¢
  
Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld

• €¢
  
Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung

• €¢
  
Vertrauenswürdigkeit und Integrität
VERANTWORTUNGEN

• €¢
  
Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs

• €¢
  
Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration

• €¢
  
Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien

• €¢
  
Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende

• €¢
  

Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten

Votre prochaine etape professionnelle commence ici.